ممیزی منابع انسانی روشی جامع برای راستیآزمایی عینی و سیستماتیک شیوههای جاری، مستندات، خطمشیها و رویههای رایج در سیستم منابع انسانی یک سازمان است. ممیزی موثر منابع انسانی به شناسایی نیاز به بهبود و ارتقای عملکرد منابع انسانی کمک میکند. همچنین سازمان را در حفظ انطباق با قوانین و مقررات همیشه در حال تغییر راهنمایی میکند. بنابراین، ممیزی منابع انسانی به تجزیه و تحلیل شکاف بین «کارکرد فعلی منابع انسانی» و «آنچه باید باشد که میتواند بهترین عملکرد منابع انسانی ممکن باشد» در سازمان، کمک میکند.
اگرچه ممیزی منابع انسانی مانند حسابرسی مالی اجباری نیست، اما امروزه سازمانها برای بررسی سیستم منابع انسانی موجود در راستای سیاستها، استراتژیها و اهداف و الزامات قانونی سازمان، ممیزی منظم منابع انسانی را انتخاب میکنند.
که این ممیزی منابع انسانی میتواند به صورت داخلی یا خارجی باشد اما در ابتدا لازم است مدیریت ارشد شرایط و دامنه ممیزی را به طور واضح تعیین کند که این شامل تعریف هدف دقیق ممیزی، یعنی بررسی انطباق با الزامات قانونی و خطمشیهای سازمان، شناسایی حوزههای مشکل برای جلوگیری از شرایط بحرانی با برنامهریزی مناسب، تجزیه و تحلیل راههایی برای خدمترسانی بهتر به نیازهای طرفهای مربوطه (کارمندان، شرکا یا جامعه)، سنجش فرآیندهای کاری، جستجوی فرصتهای مرتبط با منابع انسانی موجود در سازمان، رسیدگی به وضعیت ادغام و تملک و غیره میباشد.
اجزای اولیه سیستم منابع انسانی که عموماً ممیزی میشوند عبارتند از:
- اسناد، روشهای اجرایی و رویهها
- شرح وظایف
- خطمشیهای سازمانی و خطمشیهای قانونی
- استخدام و انتخاب
- آموزش و توسعه
- سیستم پاداش و مزایای کارکنان
- مدیریت شغلی
- روابط کارکنان
- سنجش عملکرد و فرآیند ارزیابی
- خاتمه کار
- شاخصهای کلیدی عملکرد
- و سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
فرآیند ممیزی منابع انسانی
کل فرآیند ممیزی منابع انسانی به طور گسترده در مراحل زیر تقسیمبندی میشود:
- اطلاعات پیش از ممیزی
- بررسی در محل
- بررسی سوابق
- گزارش ممیزی
سه مرحله اول شامل مجموعه گستردهای از اطلاعات کمی و کیفی است. روش جمعآوری اطلاعات به اندازه مخاطب هدف، در دسترس بودن زمان و نوع دادهای که باید جمعآوری شود بستگی دارد. مرحله اطلاعات پیش از ممیزی شامل بررسی خطمشیهای سازمان، دستورالعملهای منابع انسانی، کتابچههای راهنمای کارکنان، گزارشها و غیره است که اساس کار در سازمان را تشکیل میدهند. مرحله بعدی بررسی در محل، شامل پرسشنامه، مصاحبه، مشاهده، بحثهای غیررسمی، نظرسنجی یا ترکیبی از این روشها برای دریافت ورودیهای لازم از اعضای سازمان است. مرحله بررسی سوابق مستلزم اسکن دقیق سوابق جاری منابع انسانی، پروندههای کارکنان، آمار غیبت و جابجایی کارکنان، اعلامیهها، ادعاهای جبران خسارت، ارزیابی عملکرد و غیره است.
با استفاده از دادههای جمعآوری شده، چکلیست منابع انسانی تکمیل میشود که روشی پرکاربرد برای انجام ممیزی منابع انسانی است. در روش چکلیست، فهرستی از تمام مشخصات سیستم تحت ممیزی، یعنی خطمشیها و رویهها به صورت متوالی ایجاد میشوند. در مقابل هر یک از موارد خاص، رویه واقعی که توسط سازمان دنبال میشود ذکر شده است. سپس عمل تعریفشده و عمل واقعی برای تعیین انطباق بین این دو و همچنین تجزیه و تحلیل انحراف از انطباق با یکدیگر مقایسه میشوند. بر اساس این تجزیه و تحلیل، گزارش ممیزی نهایی با نتیجهگیری و توصیههای مناسب مطابقت دارد که نقاط قوت و ضعف عملکرد منابع انسانی را به همراه بهبودهای لازم در صورت لزوم برجسته میکند.
بنابراین ممیزی منابع انسانی به استفاده بهینه از منابع داخلی و به حداکثر رساندن اثربخشی سرمایه انسانی در سازمان کمک می کند. در عین حال، در سادهسازی فرآیندها و شیوههای منابع انسانی با بهترین شیوهها و استانداردهای صنعت مفید است.
پلههای انجام ممیزی منابع انسانی
پله اول: شناسایی اهداف ممیزی
اگرچه اهداف ممیزی منابع انسانی برای اکثر شرکتها مشابه است، اما جنبههای زیادی میتواند منحصر به یک صنعت یا سازمان خاص باشد. تیم ممیزی باید اهداف را شناسایی کند و اطمینان حاصل کند که برنامهریزیها و زمانبندیها در جهت دستیابی به این اهداف است. آنها همچنین باید در راستای اهداف کلی مؤسسه باشند.
پله دوم : یک برنامه جامع بسازید
قبل از شروع فرآیند ممیزی واقعی، رهبر تیم باید یک برنامه کلی داشته باشد. حسابرس باید نیروی انسانی، پول و تجهیزات مورد نیاز را برای تکمیل موفقیتآمیز ممیزی مشخص کند. این همچنین به اطلاعرسانی مدیریت ارشد در مورد تلاشهای انجامشده در این فرآیند و دریافت مجوز آنها کمک میکند.
پله سوم: جمعآوری دادههای پسزمینه
افرادی که ممیزی را انجام میدهند باید تمام اطلاعات لازم را که برای انجام موفقیتآمیز ممیزی منابع انسانی مورد نیاز است جمعآوری کنند. این شامل دادههای مربوط به سطح شایستگی داخلی سازمان خواهد بود. حسابرس همچنین باید محیط قانونی که شرکت در آن فعالیت میکند را درک کند.
پله چهارم: تکنیک جمعآوری دادهها
جمعآوری دادهها از کارمندان برای یک ممیزی موفق منابع انسانی بسیار مهم است. تیم ممیزی باید در مورد روش جمعآوری چنین دادههایی تصمیمگیری کند. آنها میتوانند پرسشنامهای برای کارگران صادر کنند تا پاسخ دهند. روش دیگر مصاحبه با برخی از اعضای کلیدی برای جمعآوری اطلاعات در مورد عملکرد منابع انسانی است.
پله پنجم: نهایی کردن طرح ممیزی
این مرحلهای است که در صورت نیاز میتوان برنامه اولیه را اصلاح کرد. هر گونه اضافه شدن به طرح نیز باید در حال حاضر انجام شود. دادههای پسزمینه جمعآوری شده در اصلاح طرح مفید خواهد بود. تیم باید دور هم بنشیند و قبل از اینکه به جلو برود برنامه را نهایی کند.
پله ششم: جمعآوری دادههای ممیزی
در این مرحله، جمعآوری واقعی دادهها از منابع مختلف انجام میشود. حسابرس باید تمام اطلاعات را گردآوری کرده و به گونهای تنظیم کند که بتوان از آن سودمند استفاده کرد. رهبر تیم باید مطمئن شود که تمام دادهها، طبق برنامه ممیزی منابع انسانی، جمعآوری و گردآوری شده است.
پله هفتم: توسعه گزارش ممیزی
هنگامی که تمام اطلاعات جمعآوری شد، ارزیابی عملکردهای مختلف بخش منابع انسانی انجام میشود. حسابرس بر این اساس گزارشی تهیه میکند. تیم به طور همزمان عملکرد کارکنان و فضای کاری را نیز مشاهده کرده و آنها را ارزیابی میکند. گزارش به مدیران اجرایی ارائه میشود.
پله هشتم: اقدام بر اساس گزارش ممیزی
این مرحله نهایی است که مدیریت گزارش را مطالعه میکند و نسبت به آن اقدام میکند. مدیران اجرایی ممکن است به دنبال توصیههای تیم ممیزی برای ایجاد تغییرات مطابق گزارش باشند. این به سازمان کمک می کند تا تصمیمات درستی در مورد مدیریت منابع انسانی بگیرد.
انجام ممیزی منابع انسانی چه مزایایی دارد؟
با انجام ممیزی منابع انسانی سازمان خود را متحول کنید
ممیزی به مشخص کردن مناطقی در سازمان که نیاز به بهبود دارند کمک می کند. میتواند به بهینهسازی منابع نیروی انسانی و بهبود بازده سرمایهگذاری کمک کند. میتوان دلایل کاهش بهرهوری را دانست و آنها را اصلاح کرد. بهبود سیستمهای ارتباطی و جمعآوری دادهها با استفاده از این ممیزی امکانپذیر است.
با انجام ممیزی منابع انسانی شیوهها را بهبود بخشید
ممیزی منابع انسانی، شیوههای فعلی منابع انسانی یک شرکت را با استانداردهای صنعت مقایسه میکند. این به بهبود عملکرد بخش و همتراز شدن با سایرین کمک میکند. تیمهای منابع انسانی میتوانند یاد بگیرند که کتابهای راهنمای کارمندان بهتری تهیه کنند، برنامههای جدایی جذابتری تهیه کنند، و شرح شغلی هیجانانگیز برای جذب بهترین افراد به شرکت ارائه دهند.
با انجام ممیزی منابع انسانی انطباق را تضمین کنید
رعایت قوانین کار میتواند در هزینه و تلاش زیادی برای شرکت صرفهجویی کند. هر گونه عدم رعایت قوانین میتواند منجر به مجازات و شکایت شود. ممیزی به شرکت کمک میکند تا در جریان آخرین تغییرات مقررات قرار گیرد و از رعایت آن اطمینان حاصل کند.
با انجام ممیزی منابع انسانی اعتماد به نفس را القا کنید
بخش منابع انسانی باید بتواند با اطمینان کار کند. ممیزی منابع انسانی به آنها کمک میکند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و با بهترین شیوهها در صنعت همتراز باشند. اعتماد به نفس را در پرسنل منابع انسانی القا میکند و به آنها کمک میکند کارآمدتر عمل کنند.
با انجام ممیزی منابع انسانی مستندات مناسب را تضمین کنید
در اختیار داشتن اسناد و مدارک مناسب، زمانی که صحبت از کارمندان شما در جنبههای مختلف میشود بسیار مهم است. اطمینان از اینکه همه پروندههای مربوط به کارگران به درستی نگهداری میشوند، آسان نیست. ممیزی هر گونه نقص در اسناد را پیدا میکند و به شرکت کمک میکند تا اشتباهات را تصحیح کند.
با انجام ممیزی منابع انسانی بهترین استعدادها را به ارمغان آوردید.
ممیزی منابع انسانی، شرکت را در مورد مزایای کارکنان و شرایط کاری، رقابتی نگه میدارد. این به شرکت کمک میکند تا بداند در مقایسه با سایرین در صنعت در کجا قرار دارد. اصلاح معایب به جذب بهترین استعدادها به سازمان کمک میکند.
با انجام ممیزی منابع انسانی نگهداشت کارکنان را بهبود بخشید.
حفظ کارکنان برای دستیابی شرکت به اهدافش بسیار حیاتی است. ارزیابی عملکرد منابع انسانی میتواند به یافتن دلایلی برای خروج کارکنان از شرکت کمک کند. سازمان میتواند تغییراتی ایجاد کند که اطمینان حاصل شود که کارکنان در آنجا باقی میمانند و به موفقیت آن کمک میکنند.
با انجام ممیزی منابع انسانی، محل کار بهتری ایجاد کنید.
اگر کارکنان باید کارآمد و وفادار باشند، لازم است شرکتها هم فضای کاری خوبی را فراهم کنند. ممیزی منابع انسانی به یافتن زمینههایی که نیاز به بهبود دارند کمک میکند. بخش منابع انسانی میتواند در مورد هر گونه مسائل ایمنی به دلیل تجهیزات معیوب یا تبعیض کارگران مطلع شود. اینها را میتوان اصلاح کرد و محیط کار را میتوان تا حد زیادی بهبود بخشید.
نتیجه
حتی اگر انجام ممیزی منابع انسانی اجباری نیست، شرکتهای زیادی به دلیل مزایای بسیار زیاد، این تمرین را انجام میدهند. شرکت میتواند محیط بسیار بهتری را برای کارکنان فراهم کند و وفاداری آنها را تضمین کند. متخصصان مشتاق منابع انسانی باید فرآیند را بیاموزند و برای انجام ممیزی در شرکت خود ابتکار عمل به خرج دهند.