اخراج کردن یک نیرو بسیار دشوار است هرچند هر مدیری در یک مقطع زمانی با آن روبرو میشود، اما رها کردن یک نفر کاری نفرتانگیز است که هم کارفرما و هم کارمند از آن میترسند. همچنین تصمیمی است که بسیاری از مدیران به دلیل آن خواب زیادی را از دست میدهند. اما، به همان اندازه که این تعهد سخت است، پیروی از روند مناسب برای اخراج یک کارمند مهم است.
قبل از اخراج کارمند باید همه چیز آماده باشد. اگر این کار با عجله و بدون انجام اقدامات لازم انجام شود، میتواند به وضعیت بسیار ناراحت کنندهای برای همه افراد درگیر منجر شود. در واقع، حتی ممکن است مسائل حقوقی پیش بیاید که آسیب زیادی به کسب و کار شما وارد کند.
متخصصان منابع انسانی و کارشناسان در صنایع مختلف ممکن است راههای متفاوتی را برای اخراج کارمند به نحو احسن ارائه دهند، اما نکاتی وجود دارد که به شما کمک میکند بدون توجه به کسبوکاری که در آن هستید، با امور اجتنابناپذیر مقابله کنید.
برای کشف ۱۰ باید و نباید در فرآیند اخراج کارمندان، ادامه مطلب را بخوانید.
1. همه چیز را از قبل برنامهریزی کنید
هنگام برنامهریزی برای اخراج کارمند، اولین و مهمترین کاری که باید انجام دهید این است که قبل از اینکه واقعاً آنها را اخراج کنید، همه چیز را برنامه ریزی کنید. اگر میخواهید همه چیز به آرامی و بدون تشنج پیش برود، آمادهسازی کلیدی است و در این مطلب مواردی ذکر شده که میتوانید برای جلوگیری از هرگونه سوء تفاهم یا حتی اتهام غیرقانونی آن ها را انجام دهید.
خط مشی و روشهای فسخ قرارداد سازمان خود را در مورد نحوه اخراج یک کارمند به دقت بررسی کنید و اگر فکر میکنید که فسخ ممکن است منجر به شکایت شود، با یک وکیل کار مشورت کنید.
لیستی از سوابق و مستنداتی که کارمند میبایست تحویل دهد تهیه کنید همچنین از بک آپ گرفتن از سیستم ها غافل نشوید. فهرستی از تمام وسایل شرکتی که کارمند باید پس از اخراج تحویل دهد، تهیه کنید. ارزیابیهای عملکرد و هشدارها و اخطارهایی که به کارمند ابلاغ شده است را جمعآوری کنید و قبل از جلسه آن را مرور کنید.
در نهایت، یک سند پایان کار آماده کنید که شرایط و ضوابط اخراج کارمند را مشخص کند. شامل اطلاعاتی مانند آخرین روز استخدام، مزایا، دستمزد نهایی و غیره باشد. کارمند باید این سند را امضا کند و شما میتوانید یک کپی به آنها بدهید و نسخه دیگر را در پرونده پرسنلی نگه دارید.
2. زمان و مکان مناسب را انتخاب کنید
اخراج یک کارمند موضوع ساده نیست که با یک نامه یا یک ایمیل آن را انجام دهید. ابتدا باید تاریخ، زمان و مکان مناسبی را که در آن اخراج انجام می شود، انتخاب کنید. همیشه بهتر است این کار را در اوایل هفته و ترجیحاً در پایان روز انجام دهید تا تأثیر تجاری را به حداقل برسانید.
نکاتی در خصوص انتخاب زمان و مکان مناسب:
- یک کارمند را در حضور همکاران اخراج نکنید.هر فردی حق حفظ حریم خصوصی را دارد. اخراج کردن به یک کارمند در خلوت به آنها این فرصت را می دهد تا قبل از اینکه همکارانش متوجه شوند همه چیز را پردازش کنند، بنابراین مطمئن شوید که از مکان های عمومی اجتناب کنید. اتاق کنفرانس مکان مناسبی برای برگزاری جلسه است. این یک مکان خصوصی و خنثی است که عاری از اختلال است.
- کارمند را در روز جمعه (یا قبل از تعطیلات) اخراج نکنید.اخراج شدن می تواند برای اکثر افراد بسیار آسیب زا باشد. برخی ممکن است به کمک عاطفی، خدمات مشاوره ای یا مشاوره نیاز داشته باشند – که هیچ کدام ممکن است در آخر هفته یا در تعطیلات در دسترس نباشد.
- در روزهای کاری باقیمانده با آنها همکاری کنید تا بتوانند کار مورد نظر خود را پیدا و یا شروع کنند.
- یک کارمند را در مرخصی اخراج نکنید. از اخراج کارمندی که دور است یا به تازگی از مرخصی بازگشته است خودداری کنید. در چنین حالتی، باید تا زمان مناسب برای اخراج صبر کنید.
3. کارمندان را بدون شاهد اخراج کنید
اگر میخواهید از مشکلات قانونی در این مسیر جلوگیری کنید، هرگز بدون شاهد گفتگو را شروع نکنید. همیشه بهترین کار این است که هنگام اخراج شخصی، یک کارمند دوم با شما در جلسه بنشیند. اغلب، این فردی از منابع انسانی است که قبلاً تجربه فسخ کار را دارد. قبل از جلسه، به فرد توضیح دهید یا گزارش های کتبی در اختیار آنها قرار دهید تا مطمئن شوید که وضعیت را درک می کنند.
علاوه بر این، کارمند منابع انسانی اطمینان حاصل می کند که با کارمند منصفانه و حرفه ای رفتار می شود و همراهی منابع انسانی به محدود کردن مسئولیت سازمان شما در هنگام اخراج یک کارمند کمک می کند.
اگر بخش منابع انسانی ندارید، هر کارمند امین و بی طرف دیگری می تواند به عنوان شاهد خدمت کند. این همراه در زمانی که کارمند خاتمه یافته از امضا و تایید مدارک امتناع می کند نیز می توانند به شما کمک کنند و به جای شاهد آن اسناد را امضا کند.
نکته حرفهای: در طول جلسه یادداشت برداری کنید یا جلسه را به نحوی ضبط کنید. فقط مطمئن شوید که از قبل به کارمند اطلاع دادهاید که مکالمات شما ضبط میشود.
4. بحث را کوتاه و دقیق نگه دارید
رها کردن یک کارمند هرگز نباید به یک بحث طولانی تبدیل شود، به خصوص اگر عملکرد آن کارمند را مستند کرده باشید، مربیگری کرده باشید و در طول زمان بازخورد مکرری ارائه داده باشید.
تجربه نشان میدهد که بیشتر کارمندان از شما میپرسند که چرا اخراج میشوند (حتی آنهایی که اخطارهای متعدد دریافت کردهاند). بنابراین یک پاسخ مستقیم و سرراست آماده کنید. صادق باشید، وضعیت را به درستی خلاصه کنید و از پرداختن به جزییات بپرهیزید.
مطمئن شوید که کارمند را سرزنش نمی کنید. هدف شما این است که کارمند را اخراج کنید و در عین حال به او اجازه دهید حیثیت خود را حفظ کند. حالت تدافعی نگیرید و با کارمند درباره شایستگی تصمیم خاتمه بحث نکنید. به کارمند اجازه دهید تا واکنش نشان دهد و سؤال بپرسد.
سوالات معمولی عبارتند از:
- آیا برای زمان مرخصی استفاده نشده به من پول پرداخت میشود؟
- چه زمانی میتوانم آخرین حقوق خود را دریافت کنم؟
- آیا میتوانم بیمه درمانی خود را ادامه دهم؟
- آیا مشمول بیمه بیکاری میشوم؟
- از چه زمانی باید سازمان را ترک کنم؟
- کار را به چه کسی تحویل بدهم؟
در پاسخ به سوالات آنها دلسوز و فهمیده باشید.
5- کارمند را تحقیر کنید
یکی از مهمترین کارهایی که باید هنگام اخراج یک کارمند انجام دهید این است که از تحقیر آنها پرهیز کنید. همانطور که قبلاً گفته شد، شما میخواهید که کارمند در طول فرآیند خاتمه همکاری، شأن و منزلت خود را حفظ کند، بنابراین باید جلسه واقعی اخراج را با احتیاط انجام دهید. همچنین، نحوه رفتار شما با کارمند میتواند عامل اصلی هرگونه شکایت و درخواست احقاق حق توسط کارمند باشد. بنابراین، همیشه به کارمند احترام بگذارید. بخشی از نشان دادن احترام این است که به آنها اجازه ملاقات حضوری در زمان و مکان مناسب را بدهید.
هرگز یک کارمند را با وسایل الکترونیکی، مانند تماس زوم، ایمیل، پیام کوتاه، پیامک یا تماس تلفنی اخراج نکنید. حتی یک نامه کتبی در هنگام پایان دادن همکاری نامناسب است.
مراقب روابط احساسی و وفاداری همکاران دیگر به کارمند اخراج شده باشید و برای حفظ روحیه و اعتماد آنها به شما، مطمئن شوید که اخراجها را به خوبی انجام میدهید.
از آن جا که اخراج همکار احتمالاً یک موضوع خصوصی باقی نخواهد ماند، با یک پروسه حرفهای از ایجاد سناریوهایی که به کسب و کار شما برای مشتریان بالقوه و مشتریان بالفعل آسیب میزند، اجتناب کنید.
6. از عنصر غافلگیری دوری کنید
اخراج شدن هرگز نباید برای کارمند غافلگیر کننده باشد. بدون هشدار عمل نکنید ناآگاهی کارمند یکی از دلایلی است که اغلب منجر به عصبانیت می شود.
بنابراین، این بدان معناست که هرگز نباید یک کارمند را به صورت اورژانسی و فورسی اخراج کنید. مگر اینکه مرتکب نقص قانون اساسی شده باشند در غیر این صورت در راستای اصلاح یا بهبود همکار، مربیگری و همچنین بازخورد عملکرد را در یک دوره زمانی به کارمند ارائه دهید. هر مرحله از فرآیند بهبود (یا فقدان آن) را مستند کنید. اگر آموزش مناسبی ارائه کرده اید، و هنوز هیچ پیشرفتی وجود ندارد، به عنوان کارفرما می توانید تصمیم بگیرید که فرد را اخراج کنید. علاوه بر این، اخراج اورژانسی می تواند عواقب ناخواسته ای داشته باشد، مانند رها کردن ناخواسته شخصی که در میانه مدیریت یک پروژه است.
7. به کارمند امید کاذب بدهید
بسیاری از کارمندان هرگز باور نمیکنند که روزی اخراج شوند. صرفنظر از اینکه چقدر عملکرد ضعیفی دارند، هرگز باور نمیکنند که مستحق قطع همکاری هستند. به همین دلیل است که ممکن است این تصور را داشته باشند که راهی برای تأثیرگذاری بر تصمیم شما وجود دارد.
مهم است که مذاکره به نحوی انجام شود که کارمند از تصمیم شما مطمئن باشد. بنابراین در مکالمه خود روراست و رک باشید. به محض شروع جلسه، به آنها اطلاع دهید که هدف از جلسه خاتمه دادن به همکاری است تا کارمند ایده اشتباهی نداشته باشد.
8. از شخصی بخواهید کارمند را به بیرون اسکورت کند
تصمیم به اخراج یک کارمند می تواند مملو از خطرات باشد. شما باید بتوانید موارد مختلفی را که ممکن است پیش بیاید، پیشبینی کرده و اقدامات لازم را انجام دهید.
به عنوان مثال، اگر کارمند ناراحت شد، به او اجازه ندهید به میز کار خود بازگردد. علاوه بر این، پس از پایان جلسه، آنها نباید به اطلاعات شرکت شما، سیستمهای الکترونیکی یا کامپیوترهای خودشان یا همکارانشان دسترسی داشته باشند.
میتوانید با لغو دسترسی کارمند به سیستمهای الکترونیکی و نرمافزارهای داخلی، در طول یا کمی قبل از جلسه پایان کار، از بروز مشکلات جلوگیری کنید. در صورت لزوم، رمزهای عبور امنیتی و ورود به سیستمها و دسترسی به رایانه را تغییر دهید تا از دادههای خود محافظت کنید. با این حال، نکته مهم این است که هر روشی را که انتخاب میکنید، باید با کارمند سابق خود محترمانه رفتار کنید. تمام تلاش خود را بکنید تا از تبدیل وضعیت به یک صحنه شرمآور جلوگیری کنید.
9. در ارائه توصیهنامه همکاری کنید
ارائه توصیه نامه به کارمند، در جستجوی شغل جدید کمک زیادی می کند. کمک به آنها برای یافتن سریع شغل جدید نه تنها برای کارمند بلکه برای شما به عنوان کارفرمای سابق نیز مفید است. این به طور قابل توجهی خطر هرگونه ادعای حقوقی علیه شما را کاهش می دهد.
بنابراین، در صورتی که کارمند را مثبت ارزیابی مب کنید و در حال حاضر به دلیل خاصی امکان ادامه همکاری را با ایشان ندارید یک توصیه نامه شفاف به کارمند در حال خروج ارائه دهید.
10. جلسه خاتمه را با کمال میل پایان دهید
با توجه به این که هیچ راه خوشایندی برای اخراج یک کارمند وجود ندارد، به نفع همه است که آن شخص در اسرع وقت بر احساسات و تواناییهای خود مسلط شود و زندگی خود را پیش ببرد. یک راه برای کمک به آنها این است که جلسه را با یک نکته مثبت به پایان برسانید و اگر پیشنهاد سازندهای برای کارمند دارید ارائه دهید. پیشنهادات سازنده میتواند بر پایه تواناییهای همکار و یا نیازهای آموزشی و کارورزی برای همکار باشد.
از کلمات تشویقکننده استفاده کنید. به عنوان مثال، به کارمند بگویید که کمکهای او در شرکت شما ارزشمند بوده و مطمئن هستید که شغلی را پیدا خواهد کرد که برای او مناسبتر است.
کلام پایانی
رها کردن یک کارمند برای صاحبان و مدیران کسب و کار تصمیمی دشوار و گاهی آسیبزا است. بایدها و نبایدهای ذکر شده را در مورد نحوه اخراج یک کارمند دنبال کنید تا مطمئن شوید که همه چیز به خوبی پیش خواهد رفت.