به عنوان یک رهبر کسب‌وکار، شما مسئول تصمیم‌گیری‌هایی هستید که بر موفقیت بلندمدت شرکت و رفاه کارمندان تأثیر می‌گذارد. نمونه‌هایی از این تصمیم‌ها عبارتند از:
- تصمیمات پرسنلی (استخدام، اخراج، ارتقاء و انضباط)
- انتخاب برنامه‌های مزایا
- تعیین هدف سالانه
- بودجه و برنامه‌ریزی مالی
- انطباق با قوانین و مقررات جدید
- بهبود خدمات به مشتریان
همچنین در مواقع بحران یا تغییرات شدید، تصمیماتی که به عنوان رهبران سازمان اتخاذ می‌کنید بسیار حیاتی هستند. از جمله این تصمیمات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اخراج‌های گسترده
- تصمیمات اصلی استخدام
- تغییر در فرآیندها، جهت گیری استراتژیک یا حتی مدل کسب و کار
- تنظیم مجدد مسئولیت های شغلی
- مدیریت یک تغییر یا اختلال عمده در صنعت
- معرفی یک رقیب جدید
- مقابله با بلایای طبیعی یا بیماری های همه گیر
چگونگی چنین تصمیم‌گیری‌هایی می‌تواندبرای کسب‌وکار به شدت مثبت و سودمند و یا شدیداً مضر و آسیب‌زننده باشند. بنابراین در ادامه قصد داریم برخی از اشتباهات متداول تصمیم‌گیری کسب‌وکار و آنچه که می‌توان برای بهبود فرآیند تصمیم‌گیری انجام داد، را بررسی کنیم.
دیدگاه نظامی در تصمیم‌گیری و آنچه می‌تواند به رهبران تجاری بیاموزد
هنگام مقایسه ارتش با یک محیط کسب و کار معمولی، روند نحوه تصمیم گیری رهبران چندان متفاوت نیست. تفاوت اصلی در این است که میزان تصمیماتی که رهبران نظامی می‌گیرند معمولا بسیار بیشتر از محیط‌های کسب‌وکار است و این تصمیات اغلب پیامدهای فوری دارند. در حالی که در دنیای کسب‌وکار ممکن است نتیجه تصمیمات رهبران برای مدتی به نسبت طولانی مشخص و قابل لمس نباشد.
به لطف تکرار، رهبران نظامی این مزیت را دارند که چرخه تصمیم‌گیری را فشرده کنند و به سرعت یاد می‌گیرند که پیامدهای تصمیمات را ارزیابی کنند. اما به هر حال مشکلاتی در تصمیم‌گیری وجود دارد که در هر دو بخش نظامی و تجاری مشترک است.
4 اشتباه رایج در تصمیم‌گیری
۱- ناآگاهی از تعصب خود یا عجله در نتیجه‌گیری
این زمانی اتفاق می‌افتد که فرض کنید موقعیت فعلی منعکس‌کننده تجربه قبلی است و همان منطق را در موقعیت جدید به کار ببرید، بدون اینکه ابتدا همه حقایق و زمینه‌های مرتبط را به دست آورید. به عبارت دیگر؛ شما بلافاصله فکر می‌کنید که می‌دانید چه اتفاقی در حال رخ دادن است، به تعصب خود پایبند هستید و از بهترین اقدامی که می‌توانید انجام دهید فاصله می‌گیرید.
با فرضیات و عجله در نتیجه‌گیری، چه خطراتی شما را تهدید خواهد کرد؟
- نگاه نکردن به یک موضوع به صورت کلی (سیستمی)، که می‌تواند منجر به تشخیص اشتباه مشکلات شود
- تمرکز بر علائم یک مشکل و نه علت اصلی
- تاکید بر دیدگاه و تجربه خود به قیمت نادیده گرفتن سایر دیدگاه‌ها که می‌تواند ارزش بیشتری به همراه داشته باشد
- اجرای راهکارهای نامربوط که نه تنها کمک‌کننده نیست بلکه می‌تواند مشکل را به یک چالش بزرگ و بحران تبدیل کند.
- و …
فرض کنید متوجه شده‌اید یکی از کارمندان شما نسبت به سایر اعضای تیم شما بهره‌وری کمتری دارد. شما فرض می‌کنید که اخراج این همکار می‌تواند بهترین تصمیم باشد؛ در صورتی که اخراج این نیرو می‌تواند راندمان بقیه اعضای تیم را هم به خطر بیاندازد. بنابراین کاری که باید انجام بدهید این است که برای بررسی موضوع از چندین منظر مختلف وقت بگذارید. مثلا:
- آیا عوامل دیگری وجود دارد که می‌تواند مانع بهره‌وری کارمند شما شود؟
- آیا کارمند ابزار مورد نیاز برای انجام کار به موقع و کارآمد را دارد؟
- آیا کارمند مهارت و دانش لازم برای انجام وظایف شغلی خود را دارد؟
- آیا مشکل شخصی مربوط به خانواده یا سلامتی وجود دارد که حواس کارمند را پرت می‌کند؟
برای این که تصمیمات ما همراه با سوگیری نباشد و عجله را چاشنی تصمیم‌گیری نکنیم، می‌توانیم راهکارهای زیر را مد نظر قرار دهیم:
- اطلاعات را به صورت اسمی نپذیرید و سوالات کاوشگر بپرسید.
- هر موقعیتی را منحصربهفرد در نظر بگیرید. زمانی را برای یادگیری و ارزیابی در مورد موقعیت اختصاص دهید.
- یک موقعیت را از منظرهای متعدد ارزیابی کنید. همه علل و راه‌حل‌های ممکن را بر روی کاغذ بیاورید.
- سوگیری ناخودآگاه خود را بپذیرید و فرضیات اولیه خود را به چالش بکشید.
- در تصمیم گیری از مشورت کردن و شنیدن موثر غافل نشوید.
۲- طفره رفتن از تصمیمات
طبیعت انسان این است که از ناراحتی و درگیری دوری می‌کند بنابریان سعی کنید از مرزهای شخصی یا حرفه‌ای تجاوز نکنید و از خود در برابر عواقب یک تصمیم ضعیف محافظت کنید. البته نه به این معنی که از گرفتن تصمیم اجتناب کنید، چون تصمیات شما می‌تواند منجر به ناراحتی و یا تعارضات برای شما شود.
مشکلات به خودی خود از بین نمی‌روند. آنها اغلب بدون تصمیم‌گیری عمدی توسط یک رهبر تخمیر می‌شوند و رشد می‌کنند.
در حالی که ممکن است طفره رفتن از یک تصمیم را به‌عنوان به تاخیر انداختن اقدام تا زمان مناسب‌تری تصور کنید، اما واقعیت این است که طفره رفتن از یک تصمیم به خودی خود یک تصمیم است. شما انتخاب می کنید که عمل نکنید بنابراین تحمل عواقب مرتبط با انفعال را در پیش خواهید داشت و در ادامه زمان مناسب تر ممکن است هرگز فرا نرسد و اگر بخواهم صادقانه بگویم، طفره رفتن از یک تصمیم، مسئولیت شما به عنوان یک رهبر را زیر پا می گذارد.
«رهبران آن چیزی نیستند که موعظه می‌کنند. آنها چیزی هستند که تحمل می‌کنند.»
اعمال ما ارزش‌های ما را بیش از کلمات ما نشان می‌دهد. پیام انفعال و اجتناب می‌تواند برای تیم شما و محیط کار سمی باشد. اگر در محیط کار دو کارمند متخاصم دارید، ممکن است از رویارویی با موضوع اجتناب کنید، به این امید که آنها به تنهایی درگیری خود را حل کنند. اگر تصمیم گرفتید عمل نکنید و آنها اختلافات خود را حل نکنند، این خطر را می‌پذیرید که خصومت ریشه دوانده و بر روحیه بقیه اعضای تیم تأثیر منفی می گذارد. در روی دیگر تیم شما ممکن است انفعال را به عنوان عدم احترام و مراقبت از آنها یا فرهنگ محل کار تلقی کند.
در مورد طفره رفتن از تصمیمات به خاطر بسپارید که:
- انفعال به خودیِ خود یک تصمیم است و همواره اشتباه است. هنگامی که اطلاعات مربوطه را جمع‌آوری کردید، مستقیماً با مشکل روبرو شوید.
۳- تجزیه و تحلیل بیش از حد اطلاعات
در دنیای ایده‌آل، یک علامت نئونی چشمک می‌زند: این تصمیم درستی است. این مسیر را ادامه دهید. اما واقعیت این است که ما به ندرت از چنین وضوحی لذت می‌بریم چرا که تصمیم‌گیری می‌تواند سخت باشد و اطلاعاتی که باید با آنها کار کنیم ممکن است کمتر از حد مطلوب باشد. طبیعی است که آرزوی کمال داشته باشید و از عواقب تصمیم اشتباه بترسید اما نمی‌توانیم همیشه منتظر اطلاعات بیشتر باشیم و از صحت و کاملیت اطلاعات مطمئن باشیم، گزینه‌های بی‌پایان مشابه را ارزیابی کنیم و منتظر صاعقه‌ای از وضوح باشیم که به طور جادویی به دست بیاید.
آنچه مشخص است این است که باید تصمیم بگیرید و برای جلوگیری از بدتر شدن یک وضعیت اقدام کنید در کنار دریافت اطلاعات بیشتر همیشه انعطاف پذیری برای تغییر مسیر را حفظ کنید.
احتمالا شما عبارت فلج تحلیلی را شنیده‌اید. فلج تحلیلی زمانی است که ترس از ایجاد خطا یا ایجاد یک راه‌حل برتر، بر انتظارات واقع گرایانه یا ارزش بالقوه موفقیت در تصمیم‌گیری به موقع، بیشتر است. این عدم تعادل منجر به تصمیم‌گیری سرکوب‌شده در تلاش ناخودآگاه برای حفظ گزینه‌های موجود می‌شود. بیش از حد اختیارات می‌تواند وضعیت را از بین ببرد و موجب این «فلج» شود که باعث می‌شود کسی نتواند به نتیجه‌ای برسد. این مسئله می‌تواند به یک مشکل بزرگتر در شرایط بحرانی تبدیل شود که در آن باید یک تصمیم به آن برسد، اما یک فرد قادر به ارائه سریع پاسخ به اندازه کافی نیست، به‌طور بالقوه باعث ایجاد یک مسئله بزرگتر از آن چیزی می‌شود که آنها تصمیم گرفته‌اند.
فلج تحلیلی می تواند پیامدهایی مثل کاهش بهره‌وری در کسب‌وکار، کاهش اعتماد کارکنان به شما و ایجاد یک بحران بزرگ را در پی داشته باشد. یادتان باشد که اگر به خودتان اعتماد ندارید، چرا دیگران باید به شما اعتماد کنند؟
فرض کنید به نتیجه رسیده‌اید که کارکنان فعلی شما در حجم کاری خود غرق شده‌اند. تحلیل بیش از حد ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
- متوجه می‌شوید که باید کارمندان بیشتری استخدام کنید.
- شما برای ارزیابی درآمد، تعداد کار و هزینه‌ها، وضعیت مالی خود را جمع‌آوری می‌کنید.
- شما بارها و بارها محاسبه می کنید، بدون اینکه هرگز متعهد به استخدام کارمندان اضافی شوید.
- شما به این سوال ادامه می‌دهید: مطابق با معیارهای مالی، آیا زمان مناسب برای استخدام کارکنان جدید رسیده است؟
در تمام این مدت، کارکنان شما به طور خستگی‌ناپذیر به کار خود ادامه می‌دهند تا شرکت شما به خوبی کار کند. زمان بیش از حد در یک حالت کار بیش از حد باعث ناامیدی کارمندان، فرسودگی شغلی و احتمالاً رنجش می‌شود. عدم اقدام شما ممکن است منجر به ترک افراد شود. فرسایش فقط مشکل را تشدید می‌کند و ممکن است شرکت شما برای برآورده کردن خواسته‌های اساسی دچار مشکل شود.
چگونه از تجزیه و تحلیل بیش از حد اجتناب کنیم:
- معیارهای عینی را برای تصمیم خود تعیین کنید. محتمل ترین سناریوها را فهرست کنید و برای هر کدام مسیر اقدام خود را برنامه ریزی کنید.
- اگر X اتفاق بیفتد، Y را انجام خواهم داد.
- اگر X اتفاق نیفتد، Z را انجام خواهم داد.
۴- ترس از تفویض اختیار در تصمیم‌گیری
هر چه ریسک یک تصمیم بیشتر باشد، ممکن است بیشتر به دنبال کنترل آن باشید. شما خواهان یک نتیجه مثبت هستید و ما معمولا به خودمان بیش از همه اعتماد داریم که می‌توانیم بهترین نتیجه را رقم بزنیم.
با این حال، کنار گذاشتن دیگران در این فرآیند به طور بالقوه راه‌حل شما را محدود کرده، از نوآوری جلوگیری می‌کند و نقاط کور زیادی به جا خواهد ماند.
کار تیمی یا تصمیم گیری مشترک بسیار مهم است. همه ما دارای سوگیری ها، دیدگاه ها و تجربیات مختلفی هستیم که ممکن است برای فرآیند تصمیم گیری تجاری مفید باشد. مشارکت دادن افراد با نقاط قوت مکمل، دیدگاه ما را برای جلوگیری از چالش های پیش بینی نشده گسترش می دهد.
هر چه چالش بزرگتر و پیچیده‌تر شود، مدیریت تمام تصمیمات مورد نیاز برای یک فرد دشوارتر می‌شود. تنها زمان زیادی در روز وجود دارد که یک فرد می‌تواند به یک چالش اختصاص دهد. برای اینکه زیرک و کارآمد عمل کنید، یاد بگیرید که به طور مؤثر تفویض اختیار کنید. ارتش تصمیم گیری را به سه سطح مجزا تقسیم می‌کند:
- عملیاتی (بالاترین سطح)
- راهبردی
- تاکتیکی (پایین ترین سطح)
رهبران نظامی زمانی شکست می‌خورند که به سطح تصمیم گیری که باید در آن عمل کنند احترام نمی‌گذارند. رهبران می‌توانند با اتخاذ یک تصمیم در سطح عملیاتی و سپس اعمال نفوذ بیش از حد در زنجیره فرماندهی برای کنترل تصمیمات استراتژیک و تاکتیکی بعدی شکست بخورند. در عوض، آنها باید رهبران سطح پایین را برای تصمیم گیری مستقل توانمند کنند. این راه حل آنها را قادر می سازد تا با چابکی بیشتری تصمیم گیری کنند.
هیچ کس نمی‌خواهد احساس کند که هر تصمیمی را که می گیرد باید برای یک یا چند مقام بالاتر توجیه کند. مدیریت خرد افراد، خلاقیت، مشارکت و توانایی سازگاری آنها را محدود می‌کند.
چگونه بر ترس از تفویض اختیار غلبه کنیم:
- بزرگترین عامل در تفویض اختیارات تصمیم گیری به دیگران اعتماد است. بین خود و مدیران و کارمندان، اعتماد ایجاد کنید.
- در مورد اعتماد اعضای تیم ریسک کنید و با دادن وظایف کوچک و اختیارات محدود به آنها شروع کنید و کم کم مسئولیت ها و اختیارات را افزایش دهید.
- در صورت لزوم به مربیگری بپردازید. با گذشت زمان، با نقاط قوت فردی هر کارمند و میزان سرمایه گذاری آنها در نتایج آشنا می شوید. شما خواهید آموخت که کدام اعضای تیم شما برای چه نوع وظایفی مناسب هستند.
- هنگام تفویض وظایف، انتظارات روشنی را ارائه دهید.
- در صورت لزوم پرسنلی را که از طرف شما تصمیم می‌گیرند و آن را تصمی را عملی می‌سازند، حمایت کنید.
یک چارچوب تصمیم‌گیری تجاری
حلقه OODA یک مدل پرکاربرد برای تصمیم گیری در ارتش است که می‌تواند یک ابزار عالی برای تصمیم‌گیری تجاری نیز باشد، زیرا ساده، قابل ارتباط و تکرار است. مدل حلقه OODA توسط سرهنگ جان بوید، خلبان سابق جنگنده نیروی هوایی ایالات متحده و مشاور پنتاگون توسعه داده شد. فرض این است که همه تصمیمات در یک چرخه اصلی اتفاق می‌افتد. هدف این است که در هر مرحله از چرخه پیشرفت کنید تا تصمیمات آگاهانه و درست بگیرید. پیشرفت سریع‌تر و موثرتر در چرخه تصمیم‌گیری، مزیتی را نسبت به رقبایتان به شما می‌دهد.
مراحل حلقه OODA عبارتند از:
۱- مشاهده کنید
محیط و عوامل موقعیتی را به دقت مشاهده کرده و اطلاعات مورد نیاز را جمع‌آوری کنید و تاثیر اقدامات قبلی را در تصمیم‌گیری جدید تجزیه و تحلیل کنید. برای ارزیابی تأثیر تصمیم قبلی، این عوامل را در نظر بگیرید:
- در چه شرایطی تصمیم گرفته شد؟
- به نظر می‌رسد چه ویژگی‌هایی از تصمیم بر فرآیند تأثیر گذاشته است؟
- آیا خود تصمیم قوی بود یا ضعیف، یا می توان نتایج را به اجرا نسبت داد؟
- دفعه بعد چه عوامل مؤثر دیگری را بهتر می توانیم در نظر بگیریم؟
- اگر تصمیم بدی گرفته شده است، در نظر بگیرید که چگونه می توانید تصمیمات آینده را بهبود بخشید.
۲- درخشش بسیار (جزییات)
- اطلاعاتی را که جمع‌آوری کرده‌اید در متن قرار دهید و دیدگاه خود را برای هماهنگی با شرایطی که با آن روبرو هستید تنظیم کنید. وضعیت را جزئی تر بررسی کنید. با همه طرف های مربوطه تعامل داشته باشید.
- چه کاتالیزوری نیاز به تصمیم‌گیری را ایجاد کرد؟
- تأثیرگذاران این تصمیم چه کسانی هستند؟
- نتیجه مورد نظر چیست؟
- چرا این نتیجه مهم است یا نیست؟
- چگونه ممکن است انجام شود؟
۳- تصمیم بگیرید
- با توجه به هدف(های) خود و موقعیت منحصربهفرد خود، بهترین اقدام را انتخاب کنید.
۴- عمل کنید
- تصمیم را با کمک تیم خود اجرا کنید.
۵- در صورت لزوم تکرار کنید
تسلط بر هنر تصمیم‌گیری خوب تجاری یک مهارت ارزشمند است. به خصوص در زمان تغییر یا نوسان. شما می توانید این مهارت را با تلاش برای درک اشتباهات رایجی که رهبران مرتکب می شوند توسعه دهید و استراتژی هایی برای اجتناب از آنها ایجاد کنید.