برخلاف تصور رایج، صرف اینکه کارکنان ساعات طولانی‌تری کار می‌کنند به این معنی نیست که کارآیی خود را حفظ می‌کنند. در واقع، برخی از پربازده‌ترین کشورهای جهان کشورهایی هستند که در آن کارمندان کمترین ساعات کار را دارند. هر شرکتی که بیش از 44 ساعت هفته نیاز به حضور همکاران خود دارد، باید به طور جدی در مورد چگونگی کاهش اضافه‌کاری در فعالیت‌های خود فکر کند.
اینجاست که ما به عنوان تیم منابع انسانی وارد می‌شویم. چه به صورت یک سیستم مدیریت کامل کارمندان و چه برنامه‌ریزی و اتوماسیون ساده. در اینجا ۹ نکته مؤثر برای کاهش اضافه‌کاری کارکنان آورده شده است که می‌تواند در به حداکثر رساندن زمانِ کاری کارکنان بدون به خطر انداختن کارایی کمک کننده باشد.
چرا کاهش اضافه کاری مهم است؟
برای یک کسب‌وکار مهم است که اضافه‌کاری را کاهش دهد زیرا هزینه‌های اضافی کارِ بدون کارآیی را کاهش می‌دهد. کارمندانی که بیش از 50 ساعت در هفته کار می‌کنند، عموما کار را به طور ناکارآمد انجام می‌دهند و این را نه تنها در حوزه فردی، بلکه در کشور نیز می‌توان مشاهده کرد. تحقیقاتی که توسط Expert Market از طریق منابعی مانند OECD و بانک داده جهانی گردآوری شده است، نشان می‌دهد که پربازده‌ترین کشورها در سراسر جهان (کشورهایی مانند ایرلند، نروژ و آلمان) کشورهایی هستند که در آنها کارکنان کمترین ساعات کار را دارند. در مقابل، کشورهایی که کارکنان در آنها بیشترین ساعات کار را دارند (مانند مکزیک، شیلی و یونان) کشورهایی هستند که کمترین بهره‌وری را دارند. با وجودِ داشتن یکی از بالاترین تولیدهای ناخالص داخلی سرانه، ایالات متحده به دلیل سطح بالای ساعات کار به ازای هر کارمند، در رتبه یازدهم از لحاظ بهره‌وری قرار دارد.
همه اینها یک استدلال قوی برای کاهش اضافه‌کاری در محل کار ایجاد می‌کند و انجام این کار می‌تواند در چند زمینه کلیدی تفاوت ایجاد کند:
- بهبود روحیه: بر کسی پوشیده نیست که کارمندانی که مکرراً و بیش از حد کار می‌کنند، روحیه کمتری نسبت به آن‌هایی دارند که ۴۴ ساعت در هفته کار می‌کنند. کاهش ساعات کاری می تواند منجر به محیط کاری شادتر شود.
- هزینه‌های کمتر: زمانی که کارفرمایان مقدار اضافه‌کاری را کاهش می‌دهند، با پرداخت نکردن نرخ تورم اضافه‌کاری ساعتی، در پول خود صرفه‌جویی می‌کنند. با توجه به کاهش شدید بهره‌وری زمانی که کارکنان بیش از ۴۸ ساعت کار می‌کنند، این یک راه آسان برای کاهش هزینه‌ها است.
- خطرات ایمنی کمتر: کارمندانی که مکرراً بیش از حد کار می‌کنند سهم بیشتری در حوادث محل کار دارند. داشتن کارکنانی هوشیار و با کار کافی منجر به ایمنی بیشتر در سازمان شما می‌شود.
- جابجایی کمتر کارمندان: بر کسی پوشیده نیست که کارمندانی که بیش از حد کار می‌کنند، اغلب از شغل خود ناراضی هستند. ارائه یک برنامه قابل مدیریت و قابل پیش‌بینی به کارگران، می‌تواند به میزان نگهداری کمک کند.
۹ نکته برای کاهش اضافه کاری کارکنان
اکنون که دلایل مشکل‌ساز بودن اضافه کاری در یک کسب‌وکار را توضیح دادیم، نحوه رسیدگی به اضافه‌کاری بیش از حد را به تفصیل شرح خواهیم داد. از این نکات برای کاهش اضافه‌کاری کارکنان در روند عملیاتی خود و به دست آوردن نیروی کار شادتر و مولدتر استفاده کنید.
۱. برنامه کاری منعطف ایجاد کنید
در نظرسنجی تجربه کارگران دیجیتال گارتنر در سال ۲۰۲۱، چهل و سه درصد (۴۳٪) از کارمندان مورد بررسی، پاسخ دادند که برنامه کاری انعطاف‌پذیر به آنها اجازه می‌دهد تا به بهره‌وری بیشتری دست یابند. بنابراین، یک راه آسان برای مقابله با اضافه‌کاری، اجرای برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر برای کارکنان است.
اگر کسب‌وکار شما بیشتر وظیفه‌محور است، اجازه دادن به کارمندان‌تان برای انتخاب نحوه و زمان کار می‌تواند باعث کاهش زمان حضور آنها در دفتر شود. با تغییر از انتظار «ساعت کار» به انتظار «وظایف انجام شده»، کارگران می‌توانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند و از زمان خود به نحو احسن استفاده کنند.
اگر کسب‌وکار شما شامل نوبتِ کاری یا سایر فعالیت‌های متمرکز بر کار است، خلاق بودن در برنامه‌ریزی و شیفت‌بندی می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. به کمک نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب به راحتی برنامه‌ای را ایجاد کنید، از ساعات کاری خود مطلع باشید و مشکلات برنامه‌ریزی اضافه کاری را قبل از شروع آنها متوقف کنید. این روش همچنین می‌تواند به تقویت قوانین ساعت مناسب کمک کند تا اطمینان حاصل شود که چک‌های حقوق و ساعات کار همیشه به درستی محاسبه می‌شوند.
۲. تیم خود را آموزش دهید
بیشتر اوقات، تعداد انگشت‌شماری از کارمندان کلیدی هستند که بیشترین ساعات اضافه‌کاری را به خود اختصاص می‌دهند. این کارگران ترکیبی از مهارت‌ها را دارند که تقریباً ضروری است و این افراد را مجبور می‌کند بارهای کاری سنگین و ساعات طولانی را تحمل کنند. با آموزش متقابل همه اعضای تیم خود با این روند مبارزه کنید.
آموزش تیم شما در چند زمینه کلیدی به کسب‌وکار شما سود می‌رساند. کارکنانی که به صورت چهره به چهره آموزش دیده‌اند، روحیه خود را تقویت می‌کنند، زیرا می‌بینند که شرکت‌شان به توانایی‌های آنها ایمان دارد و روی آینده خود سرمایه‌گذاری می‌کند. علاوه بر این، کارگرانی که به تازگی آموزش دیده‌اند، می‌توانند به کارکنان کلیدی کمک کنند، که منجر به پوشش کاری بهتر می‌شود. سرمایه‌گذاری روی تیم، یک راه عالی برای کاهش هزینه‌های حقوق و دستمزد است.
۳. منابع مناسب را به تیم خود بدهید
در صورت امکان، سرمایه‌گذاری در منابع و ابزارهای بهره‌وری می‌تواند تفاوت بزرگی در کاهش ساعات اضافه‌کاری کارکنان ایجاد کند. برای شروع، مدتی را برای انجام ممیزی سازمانی اختصاص دهید و به خاطر داشته باشید که منابع می‌توانند در دو حوزه متفاوت باشند.
آیا ابزاری وجود دارد (چه یک نرم افزار یا یک قطعه فیزیکی از تجهیزات) که بتواند به کاهش زمان لازم برای انجام یک کار خاص کمک کند؟ یا شاید، مشابه نکته ما در بالا، منابعی در قالب آموزش و آموزش متقابل وجود دارد که می‌تواند به نیروی کار کمک کند تا بهره‌ورتر شود. در هر صورت، تیم سازنده‌تر به این معنی است که کارها سریع‌تر تکمیل می‌شوند و ساعات اضافه‌کاری کاهش می‌یابد.
۴. در فرهنگ کاری خود تجدید نظر کنید
اضافه‌کاری می‌تواند در فرهنگ کسب‌وکار ریشه دوانده و منجر به ساعات طولانی، کار غیرمولد و جابجایی بالای کارکنان شود. گاهی اوقات کار اضافی اجتناب‌ناپذیر است، اما با استثنا کردن و نه قاعده‌کردن اضافه کاری، کارگران احساس نمی‌کنند که برای حفظ ظاهر باید ساعاتی اضافه‌تر کار کنند.
انتظارات روشنی را برای ساعات اضافه‌کاری تعیین کنید. در حقیقت هر سطحی از کارکنان در اضافه‌کاری چه خروجی باید داشته باشند. این می‌تواند باعث تغییر فرهنگ از بالا به پایین شود، که باعث می‌شود ساعات اضافی به حداقل برسد و روحیه کارکنان بالا باشد. سپس هنگامی که کار اضافه‌کاری نادر ضروری است (مانند برنامه‌ریزی کارمندان در تعطیلات آخر هفته) از ساعات کار به نحو احسن و هدفمند استفاده می‌شود.
۵. خودکار و مکانیزه کردن با سرمایه‌گذاری در سیستم‌های جدید
مشابه با دادن منابع مناسب به تیم، خودکارسازی عملکردهای شغلی در صورت امکان می‌تواند به نیروی کار کارآمدتر منجر شود.
آیا ابزاری وجود دارد که بتواند کارایی را برای کارهای روزمره بهبود بخشد؟ شاید نرم‌افزارهای قدیمی روزانه ۱۵ تا ۳۰ دقیقه برای کارمندان شما هزینه زمانی داشته باشند، اما سرمایه‌گذاری در سیستم‌های جدید می‌تواند این زمان تلف‌شده را کاهش دهد. یا شاید کارمندان شما در ایمیل‌ها غرق شده‌اند. در این صورت یافتن راهی برای خودکارسازی می‌تواند کارکنان شما را روی کارهای مهم‌تر متمرکز کند.
اتوماسیون می‌تواند زمان بیشتری را برای کارمندان شما ایجاد کند تا بر روی کاری تمرکز کنند که بیشترین ارزش را به کسب‌وکار شما می‌افزاید و در عین حال از ساعات طولانی کار آنها جلوگیری می‌کند.
۶. کارگران بیشتری استخدام کنید
ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای کاهش هزینه‌ها و اضافه‌کاری کارکنان، استخدام کارگران بیشتر است.
در نگاه اول، صاحبان مشاغل ممکن است احساس کنند که استخدام یعنی هزینه بیشتر حقوق و دستمزد، با این حال، اگر کارکنان شما به طور مداوم ساعات اضافه‌کاری خود را بیشتر می‌کنند، استخدام کارمندان بیشتر می‌تواند دستمزد اضافه‌کاری را کاهش داده یا حذف کند و همچنین کارآیی بیشتری به همراه داشته باشد.
به علاوه، استخدام کمک بیشتر نیازی ندارد که به صورت تمام‌وقت باشد. اگر زمانی از سال شلوغ‌تر از زمان‌های دیگر است، به استخدام کارمندان فصلی فکر کنید. اگر زمان‌های خاصی از روز وجود دارد که کارمندان را تحت فشار قرار می‌دهد، به فکر استخدام کمک پاره‌وقت باشید. خلاق بودن در برنامه‌های کاری جدید می‌تواند اضافه‌کاری را در کل کاهش دهد.
۷. به دنبال الگوها باشید
هنگام تلاش برای کاهش اضافه‌کاری کارکنان، به دنبال الگوهایی در عملیات باشید که می‌توانند بهبود یابند. مشابه نکات قبلی، چند حوزه کلیدی برای شروع جستجوی فرصت‌ها وجود دارد.
آیا یک کار ساده یا موقعیت معمولی وجود دارد که به طور مداوم ساعات اضافه‌کاری بیشتری را به همراه داشته باشد؟ سرمایه‌گذاری در ابزارهای کار را برای کمک به کارمندان خود در نظر بگیرید یا راه‌هایی برای صرفه‌جویی در زمان با اتوماسیون بیابید. آیا زمانی از سال یا زمانی از هفته وجود دارد که در آنها همیشه کارمندان مجبورند تا دیروقت کار کنند؟ استخدام کمک بیشتر را در نظر بگیرید، حتی به صورت پاره‌وقت یا فصلی.
متغیرهای بیشتری از این سناریوها وجود دارد، و نگاهی دقیق به عملیات شما برای یافتن الگوها می‌تواند راهی عالی برای صرفه‌جویی در پول کسب‌وکار شما باشد.
۸. از قبل برنامه‌ریزی کنید
نگاه کردن به آینده در چند هفته یا چند ماه می‌تواند به کسب‌وکار شما فرصتی بدهد تا از کارمندان به گونه‌ای حمایت کند که ساعات اضافه‌کاری را کاهش دهد.
آیا در آینده نزدیک دوره زمانی شلوغی وجود دارد؟ علاوه بر استخدام کمک‌های فصلی، شاید ابزارهایی وجود داشته باشد که بتوانید روی آنها سرمایه‌گذاری کنید تا کارمندان خود را در این مدت حمایت کنید. در صنایع مبتنی بر نیروی کار و خدمات، ممکن است دوره ای با قرار ملاقات‌های بیشتر از حد معمول پیش بیاید، بنابراین برنامه‌ریزی از قبل و برنامه‌ریزی خلاقانه کارکنان ممکن است مناسب باشد.
برنامه‌ریزی از قبل به کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد تا قبل از شروع کار برای کار بیشتر آماده شود و به کاهش اضافه‌کاری کارمندان کمک می‌کند.
۹. یک سیاست اضافه‌کاری ایجاد کنید
در نهایت، تعیین سقف اضافه‌کاری یا سایر سیاست‌های مشابه، فوراً ساعات کار کارکنان و چک‌های حقوقی متورم را کاهش می‌دهد.
همانطور که گفته شد، مهم است که مراحل بالا را در نظر بگیرید. تنظیم یک خط مشی اضافه‌کاری به طور جادویی مسائل مدیریت اضافه‌کاری را حل نمی کند و باید با ابتکارات دیگر تکمیل شود. قبل از انجام این کار، مطمئن شوید که کارمندان شما ابزار و اتوماسیون مناسب را در اختیار دارند و همیشه به آینده نگاه کنید تا دوره‌های پرمشغله را در نظر بگیرید و در صورت نیاز کمک بیشتری استخدام کنید. اگر به درستی مراحل شناسایی و انجام شوند، ایجاد یک خط مشی اضافه‌کاری می‌تواند ساعات اضافی و انحرافات عجیب جدول کارکرد کارکنان را کاهش دهد.
سوالات متداول اضافه کاری اضافی
اکنون که درباره ۹ راه برای کاهش اضافه کاری صحبت کردیم، بد نیست به دو سوال رایج دیگر در مورد اضافه‌کاری هم بپردازیم.
۱. دلایل اضافه‌کاری چیست؟
اضافه‌کاری ثابت کارمند می‌تواند به طرق مختلف ظاهر شود.
یکی از دلایل رایج این است که کارمندان به اندازه کافی حمایت نمی‌شوند. چه فرآیندها و ابزارهای قدیمی و چه کمبود نیروی انسانی، کارمندانی که درگیر کارهای کوچک هستند یا به شدت به کمک نیاز دارند، می‌توانند به راحتی ساعات اضافه‌کاری سنگینی را به خود اختصاص دهند. علاوه بر این، کسب‌وکارها ممکن است فرهنگ ناقصی داشته باشند، و ترویج کنند که سخت‌کوشی به معنای تا دیر وقت ماندن است. در حالی که در واقعیت، هیچ مبنایی برای این ادعاها وجود ندارد.
۲. چگونه به کارمندان می‌گویید اضافه‌کاری را کاهش دهند؟
قبل از اینکه به کارکنان خود بگویید ساعات اضافه‌کاری خود را کاهش دهند، مطمئن شوید که به اندازه کافی از آنها حمایت می‌شود.
اول، اطمینان حاصل کنید که آنها همه چیزهای مورد نیاز خود را از نظر ابزار و اتوماسیون دارند. اطمینان حاصل کنید که آنها در انجام وظایف خود غرق نشده‌اند و شما به آنها پشتیبانی مناسب و فرآیندهای برنامه‌ریزی را ارائه می‌دهید. اگر این موارد برآورده شدند و کارمندی همچنان اضافه‌کار غیرضروری می‌گیرد، یک جلسه با او برنامه‌ریزی کنید.
به این نکته پی ببرید که چرا آنها اضافه‌کاری می‌کنند. شاید نیاز به آموزش‌های متقابل داشته باشند، یا شاید آنها شما را در مورد یک موضوع بهره‌وری که قبلاً در نظر گرفته نشده بود آگاه کنند. سیاست‌های اضافه‌کاری که با آنها دارید را مرور کنید و در صورت بروز مشکلی که قبلاً به شکل ناشناخته در محل کار پیش آمده، آماده حمایت از آنها باشید.
در نهایت، اضافه‌کاریِ کارمندان موضوعی است که به راحتی قابل رفع است. خواه این به معنای استخدام کارمندان اضافی، خودکار کردن وظایف ساده یا هر چیز دیگری برای حمایت کامل از تیم شما باشد. مراحل فوق می‌تواند به شما کمک کند ساعات اضافه‌کاری را در سازمان خود کاهش داده یا حذف کنید.